Dem Papierkrieg mit Cleverness und System begegnen

vor 4 Jahren in Service, Anzeige
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Jeder, der sich im Büroalltag wiederfindet weiß genau, wie schnell aus einem kleinen Stapel einzelner Schriftstücke ein ganzer Berg Papierkram heranwachsen kann. Ebenso so einleuchtend wie niederschmetternd ist die Tatsache, dass man dem auch tagtäglich entgegengehen und -arbeiten muss. Und dies jeden Tag aufs Neue, Woche für Woche, Jahr für Jahr. Dabei muss das nicht zwingend die Regel des Büroalltags sein und dieser Zustand ist auch auf lange Sicht aus Unternehmersicht eher weniger lukrativ und sogar geschäftsschädigend.

Denn das Archivieren, Speichern und Ablegen von Schriftstücken jeglicher Art ist zeitaufwändig und kostbar zugleich. Die Verwaltung und auch die Sicherung der Daten ist zudem ein sehr schwieriges Unterfangen, geht man nicht dazu über, sich von digitalen Helfern über die Schulter schauen zu lassen und ihnen diese Arbeiten einfach anvertraut und sie erledigen lässt.

Das Managen von Dokumenten ist ein wichtiges Instrument

Besonders bei Kleinunternehmen, die sich den Büroalltag, die Buchführung und alle schriftlichen Wege noch selbst zumuten, ist ein Papierstau in Form eines Totalchaos auf ganzer Dokumenten-Ablage-Ebene schon fast vorprogrammiert. Denn besonders hier sollte man sehr sorgfältig und vor allem strukturiert vorgehen, um eben ein solches Chaos absolut vermeiden zu können. Nichts ist schlimmer, als dass wichtige Dokumente plötzlich nicht mehr auffindbar sind und es zu ärgerlichen und manchmal auch kostspieligen Verzögerungen aufgrund dessen kommt. Die systematische und gut strukturierte Verwaltung von Dokumenten ist schließlich das A und O eines reibungslosen Ablaufes in einem guten Unternehmen. Selbst wenn die digitale Erfassung aller Schriftstücke und Dokumente schon stattfindet, kann es zu chaotischen Zuständen kommen, wenn diese nicht klar strukturiert und übersichtlich und vor allem unter allen Auflagen des Datenschutzes abgelegt, gespeichert und schnellstmöglich auf Abruf auffindbar sind.

Den digitalen Manager machen lassen

Mit einem digitalen Dokumentenmanager hat man sehr schnell alle wichtigen Daten, Fakten und Inhalte auf einen Blick zur Hand. Denn dieser weitaus praktische digitale Helfer für den strukturierten Büroalltag, verbirgt sehr viele unterschiedliche Möglichkeiten, wie man am besten seinem Wust aus Dokumenten Herr werden kann.

Hinzu kommt ein weiterer Pluspunkt dieser Art von Software: Denn in etlichen Fällen der Ablage und Speicherung wichtiger Dokumente sind nicht nur Mitarbeiter überfordert, sondern auch Akten, Regale und Lagermöglichkeiten. In der Regel ist die Platzkapazität für Ordner und Aktenberge allein in einem Bürotrakt mit nur zehn Mitarbeitern schon nach kurzer Zeit ausgeschöpft. Und: Die Sicherung und absolut revisionssichere Speicherung von wichtigen Dokumenten und Schriftstücken muss gewährleistet sein. Und Dies ist mit einem digitalen Dokumentenmanager absolut gegeben.

Aber auch als unterstützendes Programm kann ein solches Management-System absolut Gold wert sein. Denn in der Regel sind vereinfachte Programme oftmals nicht in der Lage Verknüpfungen und andere wichtige Laufwege innerhalb des Systems transparent und trotzdem sicher ablaufen zu lassen. Ein modernes digitales Dokumentenmanagementsystem ist also nahezu alles andere, als ein simpler Helfer im Aktenberg und Ordner-Chaos. Es verhilft auf einfachstem Weg zur Datenbank-geschützten Verwaltung aller elektronischen Dokumente und Schriftstücke und dient so als perfekter und sicherer Schriftgutverwalter. Weiterführende Informationen findet man unter: https://www.ser.de/produkte-loesungen/dokumentenmanagement.html