Eine ERP-Software für kleine Unternehmen
Danke spezifischer Lösungen kommen auch immer mehr kleinere Unternehmen in den Genuss einer ganzheitlichen ERP-Software. Wie diese von einer solchen Anwendung profitieren, lesen Sie hier.
Oftmals herrscht immer noch das Vorurteil vor, ERP-Software sei nur etwas für große Unternehmen. Dass diese Annahme heutzutage gänzlich falsch ist, zeigen diverse unterschiedliche Systeme, die sich in den letzten Jahren gerade auf kleine und mittelständische Unternehmen unterschiedlichster Branchen spezialisiert haben.
Neue Technologien und Lizenzmodelle ermöglichen es so auch kleineren Betrieben eine ERP-Software zu nutzen und von den Vorteilen zu profitieren. Wir wollen uns an dieser Stelle einmal eingehend mit ERP-Software-Lösungen beschäftigen, die den Fokus auf kleine Unternehmen setzen und dabei herausstellen, welche Mehrwert durch den Einsatz dieser Lösungen erzielt werden können.
Zuvor werfen wir einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software, um besser verstehen zu können, wie und an welcher Stelle eben jene Mehrwerte geschaffen werden. Im Anschluss daran wollen wir klären, worauf kleine Unternehmen bei der Suche nach einer passenden ERP-Software unbedingt achten sollten.
Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition
ERP ist die Abkürzung für das sogenannte „Enterprise-Resource-Planning“. Im Kern handelt es sich dabei um die Aufgabe eines Unternehmens, die ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen, so effizient wie nur eben möglich zu nutzen. Dazu muss jedem Prozess die richtige Menge an Ressourcen zur richtigen Zeit bereitgestellt werden, ohne dass es dabei zu Engpässen oder Verschwendungen kommt.
Unter Ressourcen versteht man in diesem Kontext sämtliche Betriebsmittel, über die der Unternehmer verfügen kann. Neben Arbeitsmaterialien, Werkzeugen, Anlagen, Maschinen und Rohstoffen werden auch Immobilien, das Personal, finanzielle Mittel usw. als Ressourcen verstanden. Es gilt all diese Ressourcen effizient zu nutzen, ohne dabei Verschwendungen im Prozessablauf zu produzieren.
Ein ERP-System bildet zunächst einmal alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Abteilungsgrenzen werden so aufgelöst und Prozesse deutlich verschlankt. Alle Akteure im Unternehmen arbeiten fortan mit denselben Daten. Das sorgt für schnellen Informationsfluss und beugt Fehlern vor.
Wie ist eine ERP-Software technisch aufgebaut?
Eine ERP-Software setzt sich aus mehreren Modulen zusammen. Jedes dieser Module deckt dabei einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab. So finden sich Module für das Dokumentenmanagement, die Finanzverwaltung, die Produktion, die Lagerverwaltung oder auch für das Personalwesen und die Kundenverwaltung an.
Alle Module verfügen über spezielle Funktionen, die dabei helfen die alltäglich anfallenden Aufgaben in diesem Bereich zu bewältigen. Zudem sind die Module über die zentrale Datenbank miteinander verbunden, was für eine unternehmensweite Kommunikation zwischen den Abteilungen sorgt. Je nach Bedarf stellt ein Unternehmen sich seine ERP-Software so zusammen, dass alle Prozesse abgebildet werden können.
Hier ergibt sich die erste Hürde. Viele Unternehmen haben über die Jahre sehr spezielle Prozesse etabliert. Diese lassen sich oftmals nicht einfach mit einer Standard-ERP-Software abbilden. Daher bedarf es einer anpassungsfähigen und flexiblen ERP-Software. Das ist auch ein Grund für die Annahme, ERP-Software sei nur etwas für große Unternehmen.
ERP-Software speziell für kleine Unternehmen
Doch in den letzten Jahren haben sich viele Entwickler daran gemacht auch kleinen Unternehmen den Zugang zu einer ERP-Software zu verschaffen. In solchen Systemen finden sich oftmals die grundlegendsten Funktionen zur Erleichterung des Geschäftsalltags. Werfen wir einmal einen Blick auf ein paar dieser fundamentalen Module, die in vielen ERP-Software-Lösungen zum Standard gehören.
Customer-Relationship-Management (CRM)
Mit dem CRM-Modul lassen sich alle Vorgänge zur Verwaltung und Betreuung der eigenen Kunden managen. Für jeden Kunden wir eine Kundenakte angelegt. Darin werden sämtliche Informationen und Kontakte zu diesem zentral gespeichert. So kann beispielsweise direkt eingesehen werden, wenn ein Mitarbeiter Kontakt zum Kunden hatte und wie es um den Kunden gerade bestellt ist.
Das spart Zeit und erhöht nachhaltig die Kundenzufriedenheit. Auch lassen sich Werbemaßnahmen durch die zentrale Datenbasis besser steuern und adressieren. Kundengruppen lassen sich schärfer zusammenfassen und durch die Auswertung der Daten lassen sich zudem neue wichtige Erkenntnisse über die Bedürfnisse und Wünsche der Kunden gewinnen.
Human-Ressource-Management (HRM)
Das HRM-Modul birgt viele Funktionen in sich, die dabei helfen, das eigene Personal besser zu verwalten. Von der Einsatzplanung über das Vertragswesen und der Urlaubsplanung bis hin zum Bewerbungsmanagement, finden sich hier viele Funktionalitäten an, die die Prozesse deutlich übersichtlicher und effizienter machen.
Dokumentenmanagement-System (DMS)
Ein DMS-Modul sorgt für einen einheitlichen Umgang und eine sichere Archivierung aller digitalen Daten. Alle im Unternehmen umherlaufenden Dokumenten werden auf einer zentralen Datenbank gespeichert. Dazu wird eine einheitliche und nachvollziehbare Ordnerstruktur aufgebaut, auf die alle Akteure dann Zugriff haben. Das macht Prozesse deutlich schneller und vermeidet Fehlern.
Finanzmodul
Auch für das Rechnungswesen stehen mit einem Finanzmodul diverse Funktionen bereit, die die Prozesse vereinfachen. Neben eine elektronischen Rechnungseingangsverwaltung lassen sich auch eigene Rechnungen automatisch erstellen und versenden. Wichtige KPIs lassen sich übersichtlich auf verschiedenen Dashboards anzeigen, so dass immer direkt ersichtlich ist, wie es um die jeweiligen Bereiche bestellt ist.