Die Zeiten, wo unsere Arbeit in Ordner abgelegt wurde und wir zur Überprüfung einer Rechnung den Ordner öffneten sind endgültig vorbei. Heute dotiert eine elektronische Lösung die auch als gesamte Lösung zu sehen ist. Darin werden nicht nur Rechnungen überprüft, sondern es können auch sehr unterschiedliche Parameter in den Zeitraum erfasst werden. Ein Dokumentenmanagementsystem ist der Kern eines solchen Systems. Die Nutzung des Systems ist heute nicht nur Standard, sondern wird indirekt auch schon von Behörden und zum Teil durch den Gesetzgeber vorgeschrieben.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenverwaltungssystem ist ein System das zum Nachverfolgen, Verwalten und Speichern von Dokumenten und zum Reduzieren von Papieraufwand benutzt wird. Die meisten Systeme sind in der Lage, die verschiedenen Versionen, die von verschiedenen Benutzern erstellt und geändert wurden, aufzuzeichnen. Der Begriff hat einige Überschneidungen mit den Konzepten von Content-Management-Systemen. Sie wird häufig als Komponente von Enterprise Content Management Systemen betrachtet und bezieht sich auf das Management digitaler Bestandteile im Büro.

Welche Vorteile lassen sich durch dessen Nutzung erzielen?

Vor allem wird der Arbeitsaufwand erleichtert. Dies geschieht letztlich durch einen reduzierten Speicherplatz, der in dieser Form eben nicht mehr durch ein mit Ordnern befülltes Büro entsteht, sondern durch ein EDV System. Dadurch entsteht auch sehr viel Sparpotential. Die Kosten für Gewerbeimmobilien steigen ebenso wie die Kosten für die Aufbewahrung von Papierdokumenten. Dies erspart sich ein Unternehmen daher. Eine softwarebasierte Dokumentenverwaltungslösung lässt daher auch den Bedarf an Aktenschränken, Boxen und Lagerplätzen reduzieren. Dies ist für jedes Unternehmen eine wertvolle Bereicherung und schafft wertvollen Büroraum, der anderweitig genutzt werden kann.

Dokumente, die in Papierform aufbewahrt werden müssen, können häufig an günstigeren Orten aufbewahrt werden, zum Beispiel in einem Außenlager oder einem Tresorraum. Außerdem gibt es eine erhöhte Sicherheit. Die Dokumentensicherheit ist für viele Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Es bietet eine bessere Kontrolle über vertrauliche Dokumente. Der Zugriff auf Dokumente kann auf Ordnerebene für verschiedene Gruppen oder Personen gesteuert werden. Außerdem hinterlässt ein solches System auch einen Prüfpfad, wer ein Dokument angesehen hat, wann auf dieses Dokument zugegriffen wurde und wie es möglicherweise geändert wurde. Verwaltete Dokumente sind äußerst nachvollziehbar und können mit Tags versehen werden, um automatisierte Warnungen zu ermöglichen. Außerdem erfüllt man gesetzliche Vorschriften leichter.

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