Organisation von Events – worauf sollte man achten?

Die Planung und Durchführung von großen Veranstaltungen verlangen nach einer guten Vorbereitung. Dazu zählen nicht nur die programmatischen Aspekte, sondern auch ganz viele Kleinigkeiten darum herum.

Die allererste Planung

Ein Event wird je nach der geplanten Größe durchaus schon mehrere Jahre im Voraus in Gesprächen diskutiert. Neben einem Termin müssen auch die Örtlichkeiten ausgewählt und gebucht werden. Weiterhin sind dazu das Programm, die Zielgruppe bzw. die Teilnehmer und die Bewirtung wichtige Themen, die möglichst zu Beginn schon in den Eckdaten geklärt werden sollten.

Den passenden Ort finden

Bevor es auf die konkrete Suche nach Räumlichkeiten geht, sollte geklärt sein, ob das Event draußen im Freien oder innerhalb eines Gebäudes stattfinden soll. Wenn die Wahl auf eine feste Überdachung fällt, sollte darauf geachtet werden, dass genug Platz für Programm und Teilnehmer vorhanden ist. Bei draußen stattfindenden Veranstaltungen ist die Frage nach genügend Platz oft leichter einzuplanen. Um einem eventuellen Ausfall wegen schlechten Wetters vorzubeugen, empfiehlt es sich, genügend überdachte Orte zu haben. Dafür bieten sich besonders Zelthallen an, da diese Platz für viele Menschen ermöglichen. Im privaten Rahmen reicht meist auch ein Pavillon, wo nach Bedarf die Seiten als ‚Wände‘ zum Schutz vor beispielsweise Regen runtergelassen werden können.

Bewirtung – das A und O

Bei jedem Event gehört in gewisser Weise die Verköstigung dazu. Von vornherein sollte überlegt werden, ob die Getränke und das Essen in einem allgemeinen Ticketpreis oder einer ‚Flat‘ festgehalten werden. Alternativ können natürlich auch Stände eingeplant werden, an denen sich die Teilnehmer selbstständig mit allem versorgen können und direkt bezahlen. Auch eine freie Verköstigung ist nicht auszuschließen, muss vom Kostenfaktor her aber gut überlegt sein.

Das Programm und die Gestaltung

Egal ob es ein großes Festival, eine Werbeveranstaltung, ein Markt oder eine Hochzeit ist, die Planung eines stimmigen Konzeptes für das Programm spielt eine große Rolle bei der erfolgreichen Durchführung der Veranstaltung. Genauso muss überlegt werden, ob es eine Bühne für künstlerische Auftritte gibt oder ein Rednerpult und ein Beamer für Präsentationen von Vorträgen oder Lesungen gebraucht werden.

Besonders wichtig: Bekanntmachung des Events

Nicht zuletzt sollte auf eine gezielte und gut durchdachte Werbung geachtet werden, da Veranstaltungen sonst nicht bekannt werden. Besonders Online-Plattformen und Social Media bieten eine große Reichweite und schnelle Resonanz.