Urlaubstage berechnen & Zeiterfassung: das sollten Arbeitnehmer wissen

Die Planung des Personals obliegt dem Arbeitgeber und das beinhaltet eine Vielzahl von Aufgaben. Einige dieser Aufgaben stellen die Berechnung der Urlaubstage, die Planung der Urlaubsvertretung soweit notwendig und auch die Zeiterfassung dar. Demnach muss sich ein Arbeitnehmer nicht damit beschäftigen, doch es ist von Vorteil, über diese Dinge „Bescheid“ zu wissen.

Der Urlaubsanspruch – die Berechnung ist nicht so einfach wie gedacht

Wie viele Urlaubstage einem Arbeitnehmer zustehen, das ist gesetzlich festgelegt. Aber welchen Anspruch auf Urlaub hat ein Arbeitnehmer laut Vertrag? Wie ist es möglich, die unterschiedlichen Urlaubsansprüche zu berechnen?

Die Definition „Urlaubsanspruch“

Definiert wird der Urlaubsanspruch eines Arbeitnehmers als das Recht, „gegen Bezahlung von der Arbeit freigestellt zu werden“.Die Urlaubstage dienen der Erholung und dem Erhalt der Arbeitsfähigkeit und soll u. a. vorbeugen, gegen häufige Krankmeldungen oder „krank“ machen. In Deutschland beträgt der gesetzliche Anspruch auf Urlaub 24 Tage im Jahr, wobei hier von 6 Werktagen pro Woche ausgegangen wird. In der Reality erhalten die Arbeitnehmer allerdings bis zu 30 Werktagen, was bei einer 5-Tage-Wochen sechs Wochen Urlaub entspricht.

Wer seine Urlaubstage berechnen will, der muss wissen, dass der Anspruch grundsätzlich auf der Anzahl der Arbeitstage basiert. Zu unterscheiden ist zwischen Arbeits- und Werktagen. Montag bis Samstag gelten als Werktage und als Arbeitstage die Tage, an denen tatsächlich gearbeitet wird.

Das Wichtigste zum Thema Urlaubsanspruch auf einen Blick:

Dieser gilt für:

• Arbeiter

• Angestellte

• Auszubildende

• Arbeitnehmerähnliche Personen

Wie viele Tage mindestens nach § 3 BUrlG?

24 Tage bei einer 6-Tage-Woche (vereinbarte Werktage / 6) x Wochenarbeitstage = Urlaubsanspruch

Resturlaub: Dieser muss bis spätestens zum 31. März des Folgejahres genommen werden!

Krank im Urlaub: Krankheitstage sind KEINE Urlaubstage!

Urlaubsanspruch bei Teilzeit: Das Bundesurlaubsgesetz orientiert sich an den Arbeitstagen nicht den Arbeitsstunden. Somit ist es nicht erforderlich, zwischen Voll- und Teilzeit zu unterscheiden. Wer Teilzeit arbeitet, für den sind ausschließlich die Arbeitstage pro Woche relevant, wenn es um den tatsächlichen Urlaubsanspruch geht.

Die Zeiterfassung - Arbeitgeber sind in der EU rechtlich verpflichtet

Nicht nur der Urlaubsanspruch ist gesetzlich geregelt, sondern in der EU sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, eine Zeiterfassung anzubieten. Womöglich denken viele bei dem Wort noch an die Lochkarten oder Chipkarten, die am Eingang zu den Büro- oder Personalzugängen hingen bzw. oft noch hängen. Viele sehen es als lästig an und besonders da so der Eindruck entsteht, dass der Arbeitgeber seine Mitarbeiter:innen kontrolliert. Doch diese Assoziationen gehören längst der Vergangenheit an.

Die moderne, digitale Zeiterfassung ist ein Instrument für eine verantwortungsvolle und nachhaltige Personalführung. Mitarbeiter sollten dies als Vorteil sehen, vor allem vor dem Hintergrund der neuen und flexiblen Arbeitsmodelle, wo die Grenzen zwischen Arbeit und privat verschwimmen.

Arbeitszeiterfassung – die rechtliche Lage in Deutschland

Die rechtliche Lage in Deutschland war nicht ganz klar bisher. So wurde vom Arbeitsgericht in Emden ein Urteil erlassen, welches bereits in 2020 auf der Basis des EuGH Urteils die Pflicht für deutsche Unternehmen besteht, die Arbeitszeiten zu erfassen und das ab der Stunde Null. Zudem wurde vom Emdener Arbeitsgericht festgelegt, dass die Systeme, die für die Zeiterfassung genutzt werden, Objekt verlässlich und zugänglich sein müssen.

Auf der anderen Seite erklärte das Bundesarbeitsministerium (BMAS), dass die Entscheidung des EuGH sich auf die spanische Rechtslage bezieht. Somit würde keine unmittelbare Umsetzungspflicht für andere Länder bestehen. Das deutsche Arbeitszeitgesetz (ArbZG) wurde bisher nicht geändert, wobei das aktuelle ArbZG die Zeiterfassung für Mitarbeiter:innen lediglich verlangt wenn es zu Überstunden und Sonn- und Feiertagsarbeit geht. Doch ab Herbst 2022 wird die Arbeitszeiterfassung in Deutschland zur Pflicht für bestimmte Branchen.

Warum ist Zeiterfassung wichtig?

Es nervt einfach, wenn am Abend die Stunden noch niedergeschrieben werden müssen oder wenn man sich am Ende der Woche erinnern muss, woran und wie viel in der vergangenen Woche gearbeitet wurde. Das zeigt, dass die Zeiterfassung aus der Perspektive der Mitarbeiter:innen wichtig ist.

Fazit ist, dass wenn eine ordentliche Zeiterfassung durchgeführt wird, dann wird die Zeit auch vollständig vergütet. Verfügt das Unternehmen über keine Zeiterfassung, dann können im Zweifel auch die Aufzeichnungen der Mitarbeiter:innen zählen.