Digital Office: Das Arbeiten der Zukunft
Ausbildungen von vor 20 Jahren und heute unterscheiden sich drastisch. Prozesse werden weitestgehend automatisiert, um effizienter arbeiten zu können, wodurch ebenfalls neue Jobs geschaffen werden. Zudem versuchen immer mehr Unternehmen ihren Büroalltag zu digitalisieren, indem sie Papier verbannen und auf ein digital Office setzen.
Doch auch, wenn die Jugend teilweise bereits in diesem Thema drin ist, haben viele Unternehmer Angst vor diesem Schritt und der damit einhergehenden Veränderung.
In diesem Artikel schauen wir uns einmal die Vor- und Nachteile des digitalen Büros an und warum es sinnvoll ist jetzt schon darauf zu setzen und die Nachteile in Kauf zu nehmen.
Die Digitalisierung der Prozesse
Abläufe zu digitalisieren bringen eine große Veränderung mit sich im Unternehmen und dies bedarf einer Umstellung im gesamten Workflow. Die Einarbeitung benötigt meist ein paar Tage bis Wochen Zeit, jedoch wird diese Zeit mit der Zeitersparnis im späteren Verlaufe wieder kompensiert.
Der einfachste Prozess bei der Umstellung ist dabei die Verbannung des Papiers und die Umsetzung mit Hilfe digitaler Dokumentenverwalter. Viel spannender ist jedoch die Umsetzung der Kundenprozesse, wie die Buchhaltung, das Projektmanagement und die Kundenpflege an sich.
In der heutigen Zeit ist ein gutes Customer-Relationship-Management enorm wichtig. Alle Mitarbeiter müssen von jedem Computer aus auf alle Daten zurückgreifen können. Sind Daten auf einem PC nur lokal vorhanden oder in Aktenordnern versteckt, kann sich dies negativ auf die Kundenzufriedenheit und den Tagesablauf auswirken. Mit Hilfe der Cloud und Programmen zur digitalen Verwaltung kann dieses Problem beseitigt werden.
Wurde der Schritt geschafft und die Prozesse rund um den Kunden digitalisiert, können alle weiteren Prozesse im Unternehmen nach und nach digitalisiert werden.
Vor- und Nachteile der Digitalisierung
Ein Vorteil, welcher essenziell für die Digitalisierung ist wurde bereits genannt: Die Verfügbarkeit. Mit Hilfe der Cloud sind die Daten von jedem Endgerät zu jeder Zeit an jedem Ort abrufbar für die Mitarbeiter. Weiterhin entfällt Papierkram, wodurch nicht nur Kosten gespart werden, sondern auch eine Menge Zeit, da bei digitalen Dokumenten die Suche nach einem Begriff problemlos möglich ist. Wird die Akte eines Kunden benötigt, ist keine lange Suche notwendig. Manchmal wurde diese in einem falschen Ordner abgeheftet und es vergingen Stunden, bis sie gefunden wurde. Bei einem digitalen Dokument muss lediglich z. B. der Name oder die Kundennummer eingegeben werden und das Dokument taucht auf, unabhängig davon, wo es gespeichert wurde.
Nachteilig ist natürlich die Abhängigkeit vom Internet. Jedoch hat jedes Unternehmen in der Regel einen Internetstick bzw. eine LTE Box, sodass für kurzfristige Ausfälle eine Notlösung parat ist.
Bei der Auswahl der Programme zur Digitalisierung sollte darauf geachtet werden, dass diese Cloudbasiert sind, mit mobilen Geräten wie dem Smartphone und Tablet nutzbar sind sowie kostengünstig daherkommen.